Wpływy na konta firmowe stanowią zazwyczaj dużą część kapitału
firmy, a także jej materialnych aktywów. Zobowiązania dostawców są
natomiast najtańszym i najłatwiej dostępnym źródłem jej kapitału. Jeeves
Account Receivables (rejestr należności) i Jeeves Accounts Payable (rejestr
zobowiązań) umożliwiają kontrolę nad finansami firmy. Wraz z Jeeves General
Ledger (księga główna) tworzą one efektywny sposób kontroli finansowej i przepływu
funduszy. Jedną z fundamentalnych korzyści płynących z wykorzystania systemu
zintegrowanego jest to, iż dane wprowadzane są tylko raz i jest to robione w
miejscu ich powstawania. Konieczność ponownego wprowadzania danych stwarza
ryzyko błędu i zwiększa koszty. Korzyści, jakie stwarzają Jeeves
Ledgers (rejestry) w tym zakresie, są bardzo dobrze widoczne w kontaktach z
klientami i dostawcami.
Szablony
księgowania (automaty księgujące)
Szablony księgowania są zdefiniowane dla obydwu typów transakcji
– rejestru zobowiązań i rejestru należności. Część szablonów
zawiera sugestie dotyczące księgowania (dekretowanie faktur kosztowych),
podczas gdy inne zapewniają kompletne dekretowanie operacji (dekretowanie
faktur sprzedaży). Szablony można definiować osobno dla każdego klienta lub
grupy klientów, dostawcy lub grup dostawców. Dla rejestru zobowiązań reguły
księgowania są zdefiniowane do wstępnej rejestracji zobowiązania,
ostatecznej akceptacji i płatności danego zobowiązania. Analogicznie
zdefiniowane są szablony dla rejestru należności, faktur klientów i płatności
faktur.
Naliczanie karnych odsetek jest kontrolowane z przestrzeganiem ustaleń
zawartych z poszczególnymi klientami. Podobnie jak w wypadku wysyłania
wezwań do zapłaty, w systemie można zdefiniować liczbę wezwań,
minimalną kwotę długu, stopę odsetek itd.
Jeeves Enterprise może obsłużyć
nieograniczoną liczbę walut. Jeśli w rozrachunkach używane są waluty różnych
państw, za pomocą Jeeves można łatwo zamieniać jedną walutę na drugą
zgodnie z obowiązującym kursem zarówno w rejestrach wpływów, jak i w
rejestrach płatności. Różnice w kursach walut są automatycznie obliczane i księgowane
dzięki zdefiniowanym zasadom, podczas gdy wartości w rozrachunkach, jak również
żądania zapłaty, są przekalkulowane.
Statystyka dotycząca zamówień, faktur i płatności może zostać
stworzona za dowolny okres i dla określonego klienta. Statystyka tego typu
umożliwia szybki przegląd regulowania przez klientów ich płatności oraz
zmiany wpływów na konta w miarę upływu czasu. Odpowiednie wiadomości dotyczące
naszych płatności na rzecz dostawców można odnaleźć w statystykach dotyczących
dostawców.
Rejestry należności i płatności są całkowicie zintegrowane z księgą
główną, co oznacza możliwość kontroli przebiegu operacji, poczynając od
księgi głównej aż do rejestrów i odwrotnie. Dzięki zdefiniowanym
szablonom i automatom księgującym zmniejsza się ryzyko nieprawidłowego przepływu
informacji i niezgodności w księgowaniu. Istnieją proste metody badania
zgodności pomiędzy zobowiązaniami wobec dostawcy i klienta. Badanie takiej
zgodności może być dokonane dla określonego przedziału czasu, a nawet na
określony dzień.
Jeeves General Ledger (księga główna), Jeeves Fixed Assets (środki
trwałe) umożliwiają zarządzanie kilkoma firmami (holdingiem) przy
korzystaniu z jednej bazy danych. Funkcja ta może być wykorzystywana
przez wszystkie firmy mające więcej niż jeden oddział. Jedną prostą
operacją można wybrać żądaną firmę poprzez wprowadzenie jej kodu. Równie
łatwo można tworzyć i drukować raporty dotyczące jednej lub wielu firm
przez wprowadzenie odpowiednich kodów.
Integracja
Rejestr płatności dostawcom jest zintegrowany z procedurą obsługi
zamówień wysyłanych do dostawców, w związku z tym przed zaakceptowaniem
faktury można sprawdzić jej zgodność z zamówieniem. Wszelkie różnice w
cenach zakupu są odnotowywane, a następnie księgowane oddzielnie. Daje to całkowitą
kontrolę nad realizacją zamówień do dostawców: nad dostarczonymi towarami i uzgodnionymi
cenami. Faktury klientów wystawiane są zgodnie z wprowadzonymi
procedurami fakturowania, a ich księgowanie odbywa się automatycznie poprzez
szablony. Dzięki takiej integracji rejestrów zobowiązań i należności z księgą
główną istnieje całkowita kontrola nad przebiegiem operacji od rejestrów do
systemu księgowania i odwrotnie.